Site Overlay

Referat Ekstraordinær Generalforsamling 30.11.2019

Ekstraordinær Generalforsamling 30.11.2019

 

Den ekstraordinære generalforsamling er indkaldt med 5 ugers varsel og vi er samlet gyldigt.

 

  1. Valg af dirigent og referent (Dirigent må ikke være en del af bestyrelsen).

    1. Martin Østergård Hansen er dirigent.

    2. Jannik Kubel er referent.

  2. Velkommen ved formanden

    1. Bestyrelsens beretning, hvad rører på sig lige nu i foreningen?

      1. Vi har skåret ned fra 13.825,55 kroner til 4.213 kroner om året i forsikringer og på alarm, har vi skåret fra 12.319,68 kroner til 6.000 kroner om året. Dette er uden at miste nogle af de forsikringer vi har behov for, så alt udstyr mv. er stadig forsikret til samme pris.

      2. Vi har en forventning om at hente ca. 22.000 kroner mere ind i kontingenter om året.

      3. Vi har skabt indtægt gennem udleje af udstyr til bootcamps afholdt af hold udefra foreningen. Her har vi allerede nu tjent 4.000 kroner.

      4. Der er blevet designet t-shirts og bestilt til trænere, vi forventer at få en fremtidig indkomst ved t-shirt salg.

      5. Vi har kontakt til en fond, som virker interesseret i at støtte til indkøb af flere computere. Vi er også ved at få en aftale med Føtex i hus omkring pant donationsknap i Hillerød Føtex.. 

Når vi har pant donationen vil vi gerne arrangere en pantsamlingstur for medlemmer af foreningen

      1. Jesper vil gerne hjælpe ved gennem hans arbejdsplads at give et tilbud på udstyr til nye maskiner. Der er ikke tale om et sponsorat eller noget i den dur, men en gennemfakturering og indkøb til engros priser. Vi sender en mail med den ønskede indkøbsliste til nyt udstyr.

  1. Gennemgang af vedtægter samt foreslåede vedtægtsændringer.

    1. Vi har gennemgået vedtægterne og ændret omkring indmeldelse, udmeldelse, stemmerettigheder herunder stemmefuldmagter, hvornår revideret regnskab skal tilgængeliggøres før en generalforsamling, valg af bestyrelse, vedtægtsændringer jf. Ordinær eller ekstra ordinær generalforsamlinger og behandling af beholdningen ved foreningens opløsning. Vedlagt her i referatet i bilag er alle vores vedtægtsændringer.

    2. Processen for indmeldelse skal stå på hjemmesiden.

  2. Fremlæggelse af budget.

    1. Vi kan have husleje repræsenteret i vores budget på trods af, vi bor her gratis. Der skal altså forstås en udgift og en indtægt der repræsenterer, hvor meget Sputnik sparer os pr. År. 

    2. Der er forslag fra Jesper om at vi skal have rettet vores budget til så alle ønskede indtægter ikke er i et budget for sig selv, men tallene og budgettets indhold er godkendt af alle tilstedeværende.

  3. Valg af revisor og revisorsuppleant til regnskab 2019/2020.

    1. Vi ønsker på sigt at ændre ’titlen’ fra revisor til ’kritisk revisor’.

    2. Linda kan godt fortsætte som revisor. Vi stemmer enstemmigt hende ind igen.

    3. Ingen stiller op som revisorsuppleant.

  4. Valg af bestyrelsessuppleanter.

    1. Martin og Jesper stiller begge op som bestyrelsessuppleanter. 

 

  1. Indkomne forslag

    1. Vi vil gerne styrke udvalg dannelse inden for bestyrelsen, som kan aktivere og sætte gang i arrangementer. Dette synes vi alle er en rigtig god ide, og bestyrelsen reklamerer med og promovere eventuelle forældre arrangementer på hjemmesiden og facebook væggen. 

  2. Eventuelt

    1. “forældregruppe” Oplæg af Jesper Sommer

      1. Nævnt ovenfor under indkomne forslag

    2. Lidt ændringer i strukturering af skema for CS:GO2 liga kampe.

 

Bilag: Vedtægtsændringer

Farve beskrivelse til ændringer:

Ændringsforslag

Forslag ændret og accepteret af generalforsamlingen

Bør ændres

Vedtægter for Hillerød eSport

§1 Navn og hjemsted

Foreningens navn er Hillerød eSport, der har hjemme i Hillerød Kommune, og er stiftet den 22. august 2013.

 

§2 Formål

Det er foreningens formål, at udbrede og fremme interessen for eSport ved at skabe rammer for et fællesskab, såvel eSportsligt som socialt. Dette sker ved at samle alle medlemmer under de bedst mulige forhold til eSportsudøvelse.

 

§3 Medlemsskab

Alle kan optages som aktive medlemmer – medlemmerne opdeles i forskellige aldersgrupper. Fordelingen afgøres af bestyrelsen. Passive medlemmer kan optages uanset alder – passive medlemmer benytter ikke aktivt foreningens tilbud.

Sponsormedlemsskab gives til personer eller organisationer, som yder støtte til foreningen. Medlemsfordele besluttes af bestyrelsen.

 

§4 Indmeldelse

Indmeldelse skal ske skriftligt til foreningens kasserer. For medlemmer under 18 år skal indmeldelsen underskrives af forældre/værge. 

Indmeldelse skal ske skriftligt efter foreningens nuværende forskrifter som beskrevet på foreningens hjemmeside. Bestyrelsen fastsætter reglerne for indmeldelse på hjemmesiden disse kan opdateres løbende. For medlemmer under 18 år skal indmeldelsen underskrives eller afsendes af forældre/værge. Man er først meldt ind ved betaling og når bekræftelse for medlemskab er modtaget fra bestyrelsen.

Ved indmeldelse vedkender medlemmet sig at overholde foreningens ordensregler.

 

§5 Udmeldelse

Udmeldelse skal ske skriftligt til kassereren med en måneds varsel til udgangen af medlemsskab. 

Udmeldelse skal ske skriftligt efter foreningens forskrifter som beskrevet på foreningens hjemmeside.

Udmeldelse kan kun accepteres, hvis medlemmet ikke har noget økonomisk mellemværende med foreningen.

 

§6 Kontingent

Kontingentet fastsættes på den ordinære generalforsamling.

Indbetalingsterminer og opkrævning fastsættes af bestyrelsen.

 

§7 Restance

Kontingentet skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden.Hvis kontingentet ikke er betalt ved forfald fremsendes rykkerskrivelse. Hvis kontingentet ikke betales herefter, skal medlemmet skriftligt orienteres om, at det ikke længere er medlem af foreningen.

Optagelse på ny kan da kun ske mod betaling af gælden.

 

§8 Udelukkelse og eksklusion

Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel strider mod foreningens vedtægter og ordensregler.

 

§9 Ordinær generalforsamling

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender.

Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af april måned. Indkaldelse til generalforsamling sker ved opslag og på foreningens hjemmeside.

Alle foreningens medlemmer har adgang til generalforsamlingen. Stemmeret har alle medlemmer af bestyrelsen samt medlemmer, der er fyldt 18 år og ikke er i kontingentrestance. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde eller stemmefuldmagt. 

Stemmeret har alle medlemmer af bestyrelsen, alle trænere der har været træner mindst 3 måneder i Hillerød eSport, alle medlemmer over 18 år og én forælder pr. medlem under 18 år. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde og stemmefuldmagt, hver person kan maks repræsentere en stemme.

Generalforsamlingen indkaldes elektronisk med mindst 4 ugers varsel som angivet ovenfor med angivelse af dagsorden.

 

Det reviderede regnskab tilgængeliggøres for alle medlemmer inden generalforsamlingens indkaldelse.

Det reviderede regnskab tilgængeliggøres for alle medlemmer samtidig med generalforsamlingens indkaldelse.

Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest 2 uger før generalforsamlingens afholdelse. En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte.

 

§10 Dagsorden

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter: 

1. Valg af dirigent og referent 

2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år 

3. Forelæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse 

4. Fastsættelse af kontingent 

5. Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år 6. Behandling af indkomne forslag 

7. Valg af formand

8. Valg af næstformand

9. Valg af kasserer

10. Valg af bestyrelsesmedlemmer (valgfri)

10. Valg af bestyrelsesmedlemmer (valgfri) af 1 medlem for en toårig periode.

11. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen (valgfri)

12. Valg af revisor og revisorsuppleant 

13.Eventuelt

 

§ 11 Generalforsamlingens ledelse

Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Vedtægtsændringer og foreningens opløsning kræver dog kvalificeret majoritet jfr. §§17 og 18. Valgbare til bestyrelsen er personer der er fyldt 18 år – jfr. § 9 – samt medlemmer godkendt af bestyrelsen jfr. bestyrelsens retningslinjer herfor.

For at kunne blive valgt til formand, næstformand eller kasserer skal man dog være fyldt 18 år. Afstemning skal foretages skriftligt og hemmeligt såfremt mindst 1 medlem forlanger det.

Der tages referat af generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten.

 

§ 12 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og SKAL indkaldes , når mindst 1/5 af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt overfor bestyrelsen fremsætter ønske om det. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter begæringens modtagelse. Der gælder de samme bestemmelser for den ekstraordinære generalforsamlings afholdelse som for den ordinære generalforsamling.

Der gælder de samme bestemmelser for den ekstraordinære generalforsamlings afholdelse som for den ordinære generalforsamling dog med undtagelse af indkaldelsesvarsel, der skal mindst indkaldes 2 uger før den ekstra ordinære generalforsamling afholdes.

 

§13 Bestyrelse – valg

Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægterne. Bestyrelsen består mindst af en formand, en næstformand og en kasserer og vælges for 2 år ad gangen af den ordinære generalforsamling.

Formanden og et bestyrelsesmedlem er på valg i lige år, og næstformand, kassereren, og et bestyrelsesmedlem er på valg i ulige år. Bestyrelsen består af i alt 5 medlemmer.

§ 14 Tegningsret

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer, heriblandt formanden, er til stede. Der tages referat af bestyrelsens forhandlinger. Foreningen tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner udover budgettet på over 2.500,00 kr. kræves dog underskrift af både formand og kasserer. 

skriftlig godkendelse af  både formand og kasserer.

Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes af generalforsamlingen.

 

§ 15 Regnskab

Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsen skal inden den 1. marts afgive driftsregnskab for det foregående år og status pr. 31. december til revisoren. Driftsregnskab og status forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift.

Driftsregnskab og status tilgængeliggøres for alle medlemmer inden generalforsamlingens indkaldelse.

§ 16 Revision

På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen en revisor og en revisorsuppleant – jfr. § 10. Revisoren skal hvert år inden generalforsamlingen gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningerne er til stede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og driftsregnskab og status forsynes med en påtegning. Revisoren har til en hver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger. 

 

§ 17 Vedtægtsændringer

Ændringer af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.

Ændringer af vedtægterne kan ske på ordinær generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.

Ændringer af vedtægterne kan kun ske på ekstraordinær generalforsamling hvis 2/3  af foreningens stemmeberettigede er mødt op.

 

§ 18 Foreningens opløsning For at kunne træffe beslutning om foreningens opløsning, kræves det, at der er indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling, hvor kun dette punkt er på dagsordenen. Den ekstraordinære generalforsamling er kun beslutningsdygtig, hvis 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede. Til forslagets vedtagelse kræves, at mindst ¾ af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås dette flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflertal, uanset hvor mange af de stemmeberettigede medlemmer, der er til stede. På samme generalforsamling skal der samtidig træffes beslutning om anvendelse af foreningens formue, herunder eventuelt fast ejendom og løsøre. Beslutning herom træffes ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af foreningens opløsning, skal den formue samt inventar, der er i behold, anvendes til idrætslige formål bestemt af eSport Danmark.

I tilfælde af foreningens opløsning, skal den formue samt inventar, der er i behold, anvendes til idrætslige formål i en folkeoplysende forening bestemt af Hillerød eSport eller DGI førstkommende er kun en mulighed hvis der stadig eksisterer en bestyrelse på mindst 3 medlemmer. Opløsningen af foreningen skal bekræftes ved en urafstemning der omfatter alle medlemmer. Urafstemning annonceres via foreningens hjemmeside samt udsendelse af besked efter samme måde som indkaldelse til generalforsamling. Afstemningen afgøres ved simpelt stemmeflertal. Svar skal sendes til bestyrelsen og oplysninger herom skal fremgå af opslag og besked.

 

Copyright © 2020 . All Rights Reserved. | Catch Vogue by Catch Themes
Scroll Up